العُهدة في مشاريع التشطيب: إزاي تسلّمها وتتابعها وتقفلها
دليل عملي لإدارة عهدة مهندس الموقع أو المشرف: كيف تسلّمها، وما يُسجَّل مع كل مصروف، وكيف تحسب المتبقي، وكيف تقفل العهدة دون خلاف.
آخر تحديث:
الإجابة باختصار
العُهدة مبلغ تسلّمه لمهندس الموقع أو المشرف ليصرف منه على المشروع. حتى لا تضيع: سجّل كل تسليم بمبلغه وتاريخه، واطلب تسجيل كل مصروف أولًا بأول مع الفاتورة والبند، واحسب الرصيد (المسلَّم − المصروف = المتبقي) قبل أي دفعة جديدة. وعند انتهاء العمل، اقفل العهدة بتسوية: يُرد المتبقي، أو تعوّض المستلم إذا صرف من ماله.
ما هي العُهدة؟
في الموقع مصاريف صغيرة ومتكررة لا تحتمل انتظار المكتب: شكائر أسمنت، نقل، يومية عامل، قطعة سباكة ناقصة. لذلك يستلم المهندس أو المشرف مبلغًا مقدمًا يصرف منه — وهذا ما يُسمى العهدة. يظل هذا المبلغ من أموال المكتب (أو أموال العميل)، والمستلم مسؤول عن إثبات أوجه صرفه.
لماذا تضيع الأموال في العُهد؟
- يتم التسليم نقدًا دون كتابة، وبعد أسابيع لا يتذكر أحد كم تم تسليمه.
- تُسجَّل المصاريف آخر الأسبوع من الذاكرة، وتضيع الفواتير الصغيرة.
- تُصرف العهدة نفسها على أكثر من مشروع، فلا تعرف تكلفة كل مشروع.
- تُسلَّم دفعة جديدة قبل مراجعة القديمة، فيتراكم الفرق.
قواعد بسيطة لعهدة مضبوطة
- سجّل كل تسليم: المبلغ، التاريخ، من استلم، ولأي مشروع.
- مصروف = سطر: يُسجَّل كل مصروف في يومه، بمبلغه وبنده (سباكة، عمالة، نقل…) وصورة الفاتورة أو الإيصال.
- الرصيد قبل الدفعة: لا تسلّم مبلغًا جديدًا قبل معرفة المتبقي من القديم وأين صُرف.
- عهدة لكل مشروع أو موقع: إذا كان المستلم يعمل في أكثر من موقع، افصل بينها، أو على الأقل اربط كل مصروف بمشروعه.
- تقفيل دوري: راجع العهدة على فترات ثابتة، وليس في آخر المشروع فقط.
تقفيل العُهدة
يتم التقفيل (أو التسوية) عند انتهاء العمل أو ترك المستلم للموقع: تراجع كل التسليمات وكل المصروفات، وتستخرج الرصيد النهائي. إذا وُجد متبقٍ، يُرد إلى المكتب. وإذا صرف المستلم أكثر مما استلم، يُعوَّض عن الفرق. المهم أن يستند كل رقم في التسوية إلى تسليم أو مصروف مسجّل، وليس إلى تقدير.
العُهد في ميزان
في العُهد تسجّل كل مبلغ تسلّمه لمهندس أو مشرف، وترى أمام كل عهدة: كم تم تسليمه، وكم صُرف، وكم المتبقي. إذا كان للمستلم حساب على التطبيق، يسجّل مصروفاته من العهدة بنفسه من موبايله وهو في الموقع — ولا يرى مهندس الموقع ميزانية المشروع ولا أرباحك. ويُحسب كل مصروف على مشروعه تلقائيًا.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين العُهدة والسُلفة؟
العهدة مبلغ يُسلَّم ليُصرف على العمل ويُقدَّم عنه حساب. السلفة مبلغ للموظف نفسه يُخصم منه لاحقًا.
ماذا أفعل إذا صرف المستلم دون فاتورة؟
بعض المصاريف الصغيرة ليس لها فاتورة (نقل، يومية). اتفق من البداية على تسجيل هذا المصروف في يومه ببيان واضح، ومع صورة إيصال أو رسالة تحويل إن أمكن.
كل كم أراجع العهدة؟
على الأقل قبل كل دفعة جديدة، ويُفضَّل مراجعة أسبوعية ثابتة في المشاريع التي فيها صرف يومي.
اقرأ أيضًا
جرّب إدارة مشروعك القادم على ميزان
جرّب أي باقة ١٤ يومًا مجانًا، من غير بطاقة ائتمان.
اعرض الباقات وابدأ